Die wichtigsten Bausteine des operativen Krisenmanagements
Die Corona-Pandemie, mit der sich die gesamte Wirtschaft jetzt auseinandersetzen muss und deren potenziell verheerende Folgen es zu vermeiden gilt, trifft die Unternehmen weitgehend unvorbereitet.
Vor allem der Mittelstand kannte in den vergangenen Jahren eigentlich nur eine Richtung: die des Wachstums.
Die damit zusammenhängenden Fragen und Herausforderungen (wie können zusätzliche Ressourcen aufgebaut, wie Mitarbeiter gewonnen, wie die größer gewordenen Strukturen beherrscht werden?) bestimmten die strategischen Überlegungen und das tägliche Handeln.
Hier gilt wie bei vielen anderen Themen, dass vor allem mittelständische Strukturen nicht unbedingt über darauf vorbereitete Konzepte und Instrumente verfügen.
Im Folgenden ein stichpunktartiger Abriss der akuten Handlungsfelder, die Sie in der kurzfristigen Sicht fokussieren müssen:
1. Liquidität sichern
Die von Bund und Ländern beschlossenen Soforthilfen sind für Unternehmen jenseits der Solo-Selbständigen leider nicht mehr als ein Tropfen auf den heißen Stein. Diese Hilfen wo möglich trotzdem in Anspruch zu nehmen ist selbstredend, auch die ermöglichten Stundungen der Steuervorauszahlungen sind ein weiterer kleiner Mosaikstein.
Darüber hinaus müssen aber die klassischen Instrumente des Working-Capital-Managements aktiv eingesetzt werden, um die kurz- und mittelfristige Zahlungsfähigkeit abzusichern: gebundene Liquidität freisetzen (Bestände), Zahlungsverpflichtungen soweit möglich reduzieren und verschieben, Zahlungserwartungen bestmöglich vorziehen und konsequent realisieren.
Eine transparente Liquiditätsplanung, die fortlaufend fortgeschrieben wird ist hier ein zwingend notwendiges Instrument, um die Lage beurteilen und steuern zu können.
2. Kosten managen
Um den häufig größten Kostenblock – die Personalkosten – zu beherrschen, wird uns das Kurzarbeitergeld wie bereits in der Finanzkrise gute Dienste leisten. Viele Unternehmen werden diese Option schon gezogen haben. Für alle anderen gilt: klären Sie sowohl die administrativen Vorgehensweisen und spielen Sie verschiedene Szenarien Ihrer mittelfristigen Personalbedarfsplanung durch, um einen sinnvollen Einsatz dieses Instruments zu ermöglichen.
Der gleiche Ansatz gilt für Ihre Materialbedarfe: prüfen Sie Ihre Bevorratungs- und Beschaffungsplanung vor dem Hintergrund der möglichen Absatzentwicklungen und passen Sie die Vereinbarungen mit Ihren Lieferanten sowie Ihre internen Beschaffungsparameter intelligent an.
Hüten Sie sich jedoch vor Kostenkürzungen nach dem Gießkannen-Prinzip. Ziel muss sein, die finanziellen Ressourcen in die produktivste Verwendung zu lenken und keine vitalen Leistungen zu gefährden!
Die Unternehmen, die es schaffen ihre Kosten intelligent zu senken
werden als Gewinner aus der Krise hervorgehen.
3. Kapitalbedarf decken
Auch hier wurden vom Bund bereits Programme zur Unterstützung der Unternehmen aufgelegt. Über die Möglichkeiten und Leistungen können Sie sich in den einschlägigen Portalen informieren (z.B. beim Bundeswirtschaftsministerium - Link
hier)
Aktualisieren Sie Ihre
Kapitalbedarfs- und Finanzplanung
vor dem Hintergrund der Krise und der dadurch beeinflussten Veränderungen Ihrer Ertrags- und Aufwandsplanung.
Nehmen Sie frühzeitig Kontakt mit Ihren Finanzierungspartnern auf und lassen Sie sich beraten. Mehr als zu anderen Zeiten gilt jetzt besonders: pflegen Sie eine proaktive und konstruktive Zusammenarbeit und Kommunikation.
4. Operatives Geschäft absichern
Sorgen Sie dafür, dass Ihre elementaren Unternehmensprozesse und Funktionen stabil und so effektiv wie möglich funktionieren. Fokussieren Sie die Aktivitäten in allen Bereichen auf die
Absicherung und wenn möglich Optimierung der Wertschöpfung.
Wesentliche Aspekte, die Sie im Blick haben müssen sind z.B.
- aktive Bestandskundenbetreuung im Vertrieb
- Konzentration auf definierte Zielmärkte und -kunden in der Neukundenakquise
- wenn möglich: Anpassung und Fokussierung des Produkt-, Leistungs- und Serviceangebotes auf die besonderen Bedarfe Ihrer Kunden in der Krisenzeit
- auftragsbezogene Konstruktionsaufgaben
- projektbezogene Entwicklung, die schnellen ROI liefert
- Prüfung und bestmögliche Absicherung Ihrer Lieferketten im Einkauf
- Fokussierung auf kritisches und notwendiges Produktivmaterial
- Nutzung einfacher Möglichkeiten der Bedarfsversorgung bei C-Teilen und Hilfsstoffen
- Absicherung einer hohen Maschinen- und Anlagenverfügbarkeit
- aktive Planung und Steuerung der Produktion zur optimalen Ressourcennutzung
- Gewährleistung der fehlerfreien und effizienten Durchführung der Produktionsprozesse
- funktionierende, die Wertschöpfung stützende Logistikprozesse in Lager, Materialversorgung und Versand
Grundvoraussetzung für obige Leistungen ist die ausreichende Verfügbarkeit an Mitarbeiterkapazität. Führen Sie vor dem Hintergrund der vielleicht ungewöhnlichen Situationen im Personalbereich (umfangreiches Homeoffice, Urlaubs-/Zeitkontenabbau, erhöhter Krankenstand etc.) eine konsequente Personaleinsatzplanung durch und erkennen potenzielle Engpässe so früh wie möglich.
5. Kommunikation
Gute Kommunikation ist grundsätzlich ein wichtiger Erfolgsfaktor effektiven Managements. In Krisenzeiten wird sie jedoch zu einem entscheidenden Instrument
zur erfolgreichen Bewältigung der Herausforderungen.
Erster Aspekt ist ein klares Bild der wichtigsten Adressaten und eine entsprechend zielgruppenorientierte Kommunikation für alle relevanten Stakeholder: Mitarbeiter, Betriebsrat, Kunden, Lieferanten, Kapitalgeber.
Dabei sollte die Krisen-Kommunikation einigen prinzipiellen Maßgaben folgen: sie muss frühzeitig, glaubwürdig und belastbar sein. Sie darf weder eine Beschönigung der Lage noch eine Überdramatisierung vornehmen, sondern vielmehr mit der notwendigen Offenheit zu Situation, Chancen und Risiken und geplanten Maßnahmen durchgeführt werden.
Vor allem in der Zusammenarbeit mit den Shareholdern (sowohl Eigen- wie Fremdkapitalgebern) ist in Krisenzeiten auf eine proaktive Kommunikation zu achten. Aufgrund der zu erwartenden finanziellen Beeinträchtigungen sind alle Beteiligten auf ein hohes Maß an Transparenz und Zuverlässigkeit angewiesen, um Ihrer Rolle gerecht zu werden. Wenn Sie nicht schon über ein
standardisiertes Berichtswesen
gegenüber diesen Partnern verfügen sollten Sie zeitnah ein entsprechendes Werkzeug etablieren.
6. Führung
Wie kaum in einer anderen Situation zeigt sich in Krisenzeiten, ob es im Unternehmen eine gute Führung gibt.
Der von Prof. Dr. Fredmund Malik postulierte und bei triform verfolgte Ansatz der „wirksamen Führung“
kennt
dabei 6 wichtige Grundsätze:
- Resultatorientierung= es kommt auf Zielerreichung und Ergebnisse an
- Beitrag zum Ganzen = das „Wozu?“ klären und Sinnhaftigkeit stiften
- Konzentration auf Weniges = die wichtigen Dinge richtig machen
- Stärken nutzen = nicht Fehler suchen, Stärken ausbauen
- Gegenseitiges Vertrauen = klare Grenzen und dann „machen lassen“
- Positiv denken = konstruktives Chancen-Denken
Die konsequente Ausrichtung des täglichen Führungshandwerks an diesen Grundsätzen schafft auch für Krisenzeiten eine hervorragende Ausgangsbasis!
Gefordert sind jetzt vor allem die analytischen und emotionalen Fähigkeiten der Entscheider. Der analytische Ansatz meint, dass in unsicheren und volatilen Zeiten unterschiedliche Szenarien durchdacht, die Chancen und Risiken mit kühlem Kopf abgewägt und Entscheidungen konsequent umgesetzt werden müssen.
Auf emotionaler Ebene besteht ein ebenso hoher Anspruch: weil das eigene Führungsverhalten auch beeinflusst, wie die Mitarbeiter mit der Situation umgehen. Und weil die oft zitierten „weichen Faktoren“ wie Empathie, Kommunikation, Vertrauen, Fehlertoleranz etc. noch stärker wirken als im „Normalbetrieb“.
Wenn Sie in den nächsten Wochen genau hinsehen, dann werden Sie eine ganze Reihe an zukünftigen Führungskräften identifizieren, für die Sie danach kein Assessment Center mehr brauchen.
7. Ausblick
Bei allem richtigen und wichtigen Fokussieren auf das Beherrschen der Krise in den folgenden Wochen und Monaten kennen wir zum Glück auch alle die unerschütterliche, positive Seite davon: die Chancen, die daraus erwachsen!
Gehen Sie also mit Zuversicht und im Bewusstsein Ihrer Stärken in die nächste Zeit. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Bewältigung der anstehenden Herausforderungen!
Und bei Bedarf: wir unterstützen Sie gerne mit unseren Kompetenzen bei der Sicherung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit in dieser Krisensituation!
Erfahren, empathisch, zielorientiert, partnerschaftlich - so sehen wir uns bei
triform!
